Consejos de Administración de Archivos: Cómo Organizar Archivos de Equipo

Consejos de Administración de Archivos: Cómo Organizar Archivos de Equipo

October 05, 2018

Organizar sus archivos de equipo puede parecer una tarea imposible.

Pero usted está perdiendo su tiempo y su productividad cada vez que usted necesita buscar en su computadora por un archivo específico que usted necesita. Aunque el inicio de la organización requerirá algún tiempo, a largo plazo sólo facilitará su vida.

Continúe leyendo para aprender a organizar archivos de computadora de manera eficiente.

No guarde archivos en su escritorio

No debe almacenar ningún archivo en su escritorio. Aunque parece conveniente, no es una manera organizada de mantener sus documentos. A medida que se llena el escritorio con más y más archivos, es más difícil encontrar lo que estás buscando.

En su lugar, utilice su escritorio para almacenar los temporales. Si sabe que estará trabajando en un documento específico durante varios días, puede dejarlo en el escritorio para facilitar el acceso. Una vez que esté listo, debe mover este archivo a una ubicación diferente.

Cree una carpeta "raíz" para todos sus archivos

Esta es la carpeta que almacena todos sus archivos y otra información. Si utiliza un equipo con Windows, puede quedar con la ubicación predeterminada denominada "Mis documentos".

Mantener todos sus documentos en el mismo lugar significa que usted siempre sabe dónde están. Usted no necesita buscar algo en un lugar oscuro o preocuparse de perder información importante.

Coloque carpetas dentro de sus carpetas

Dejar todos sus archivos en una carpeta grande no funcionará mejor organizándolos que el escritorio. Es por eso que usted necesita crear nuevas carpetas dentro de su carpeta raíz.

Por ejemplo, un estudiante puede crear una carpeta llamada "Semestre de otoño de 2018". Dentro de esta carpeta, podría colocar otras carpetas con el nombre de sus temas específicos de la escuela. Alguien que posee un negocio puede crear un archivo llamado "Facturas". Dentro de esta carpeta, pueden crear carpetas llamadas "2017", "2018" o "2019".

Pero no exagere.

Las capas complejas de carpetas pueden quedar confusas. Es fácil perder una carpeta dentro de otra si tienes muchas carpetas diferentes apiladas.

Convierte las carpetas de nomenclatura fáciles

Haga los nombres de sus carpetas claras y simples. No utilice abreviaturas, a menos que usted sepa con certeza que recordará lo que significan en el futuro. Por lo tanto, quédese lejos de nombres complicados. Piense en etiquetar estas carpetas como usted etiquetar cajas móviles o cajones de archivos.

Organiza tan pronto guardar un nuevo documento

Usted debe siempre archivar sus documentos tan pronto como los crean. No guarde algo con un nombre predeterminado y déjelo en una carpeta aleatoria en alguna parte. Se acelera haciendo clic en el botón "Guardar como" para que pueda nombrarlo inmediatamente y colocarlo donde debería estar.

Copia de seguridad de sus archivos con frecuencia

Usted nunca sabe cuando algo puede suceder con su computadora. Hacer copias de seguridad de sus archivos significa que siempre tendrá otra copia de sus documentos, incluso si usted los pierde.

Y estas copias de seguridad no deben ser pocos y distantes entre sí. Encuentre un método de copia de seguridad que funcione para usted y haga copias de seguridad de sus documentos un hábito frecuente.

Cómo organizar archivos de equipo

Aprender a organizar archivos de computadora puede tomar algún tiempo para acostumbrarse, pero puede ahorrar mucho tiempo y problemas a largo plazo. En lugar de buscar el documento que usted necesita, usted sabrá exactamente dónde encontrarlo cada vez.

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