6 Problemas Comuns no Compartilhamento de Documentos

6 Problemas Comuns no Compartilhamento de Documentos

January 13, 2019

Compartilhar documentos com outras pessoas parece bastante simples, certo? Você envia por e-mail, em uma unidade USB ou através de um serviço de armazenamento em nuvem.

No entanto, nem sempre é tão direto quanto parece. O que você vê na tela nem sempre é o que os outros verão na tela.

Infelizmente, existem alguns problemas que acompanham o compartilhamento de seus documentos. A boa notícia é que existem maneiras de garantir que seus documentos sejam exibidos da maneira que você pretende.

1. Erros de compatibilidade entre programas

Não há apenas uma ferramenta de processador de texto disponível, o que significa que não há apenas um tipo de arquivo comum. Embora muitas pessoas optem por .doc, isso não significa que ainda não haverá problemas de compatibilidade entre os programas. Enquanto o Filestack lista apenas algumas das extensões de arquivo de documentos mais comuns, você deve notar que existem ainda mais.

Quando você tenta abrir um documento que não é compatível com outro programa, você receberá erros de compatibilidade. Se o programa conseguir abrir o arquivo, você provavelmente obterá um monte de rabiscos em vez de um documento bem formatado. Quando você compartilha documentos com um cliente, essa não é a primeira impressão que você deseja criar.

2. Problemas de formatação

Os problemas de formatação são o tipo mais comum de problema que você encontrará ao compartilhar documentos com outras pessoas. Talvez você defina o espaçamento de linha para 1,5, mas quando outra pessoa abrir o documento, haverá espaço duplo entre as linhas. Não é nada que você tenha feito. É como sistemas diferentes lêem exatamente o mesmo arquivo.

O MakeTechEasier mostra que, mesmo quando você usa uma solução baseada em nuvem, como o Google Docs, você ainda tem problemas de formatação. Naturalmente, alguns usuários acham que certos programas de processamento de texto, como o Word, exibem formatações diferentes em sistemas diferentes. Por exemplo, um usuário enviou um documento do Word de 226 páginas para um cliente que estava usando uma versão diferente do Word. A versão do cliente mostrou que o arquivo tinha 330 páginas e foi formatado de forma completamente diferente.

3. Conteúdo Perdido Completamente

Embora os erros de formatação sejam irritantes, pelo menos aqueles com os quais você compartilha podem decifrar o conteúdo. E se o conteúdo estiver faltando completamente? Por exemplo, se você usar uma fonte em um processador de texto que não esteja disponível em outro, esse conteúdo poderá não ser exibido. Isso pode variar de apenas algumas linhas até o documento inteiro.

4. Não é possível abrir ou editar arquivos

Muitos programas tentarão pelo menos abrir o documento, mesmo se houver erros de compatibilidade. No entanto, um dos problemas mais comuns com o compartilhamento de documentos com outras pessoas é a incapacidade de abrir ou editar o arquivo. Se eles não conseguirem abri-lo, o compartilhamento se tornará inútil. Se você precisar colaborar em um documento, poder abrir, mas não editar, arruína o potencial de colaboração.

5. Erros de extensão de arquivo mais recentes ou mais antigos

Como os processadores de texto mudam com o tempo, às vezes as extensões de arquivo também mudam. Por exemplo, o Microsoft Office Word passou de .doc para .docx. Versões anteriores do Word não podem abrir a extensão .docx mais recente. Embora as versões mais recentes do Word possam abrir o arquivo .doc antigo, você precisará de um leitor especial apenas para abrir um arquivo .docx, caso esteja usando uma versão mais antiga do Word.

À medida que as extensões de arquivo mudam, os problemas com o compartilhamento de documentos com outras pessoas aumentam.

6. A mensagem do seu conteúdo não é entregue

Entre erros de formatação e conteúdo ausente, outro problema é criado - a mensagem do seu conteúdo não está clara. Outra pessoa pode interpretar mal o que você está tentando dizer. Ou isso levará a uma longa cadeia de explicações por e-mail, que geralmente acabam sendo mais longas do que o documento original.

Evitando esses problemas

Existe uma solução alternativa, no entanto. Obviamente, usar a mesma versão do mesmo processador de texto é ideal. Você também desejará usar uma ferramenta de processamento de texto que suporte a maioria dos tipos de arquivo, como o WPS Office.

A outra solução é converter seus documentos em PDF antes de enviar. Isso mantém a formatação original, não importa em qual computador ou dispositivo o arquivo esteja aberto. Além disso, os leitores de PDF geralmente são gratuitos se um usuário não tiver um programa nativo para apoiá-lo.

Alguns processadores de texto suportam não apenas a visualização de PDFs, mas também a conversão de documentos editáveis. Isso significa que, à medida que você compartilha, você pode converter de e para PDF para manter a formatação e evitar todos os problemas acima. O WPS Office Premium permite que você faça isso facilmente.

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Marketing team in the WPS office located in Mountain View