6 Problemas Comunes en el Uso Compartido de Documentos

6 Problemas Comunes en el Uso Compartido de Documentos

January 13, 2019

Compartir documentos con otras personas parece bastante simple, ¿verdad? Usted envía por correo electrónico, en una unidad USB oa través de un servicio de almacenamiento en nube.

Sin embargo, no siempre es tan directo como parece. Lo que ves en la pantalla no siempre es lo que los demás ver en la pantalla.

Desafortunadamente, hay algunos problemas que acompañan al compartir sus documentos. La buena noticia es que hay maneras de asegurarse de que sus documentos se muestran de la manera que usted desea.

1. Errores de compatibilidad entre programas

No hay sólo una herramienta de procesador de texto disponible, lo que significa que no hay un tipo de archivo común. Aunque muchas personas optan por .doc, esto no significa que todavía no habrá problemas de compatibilidad entre los programas. Mientras que Filestack lista sólo algunas de las extensiones de archivo de documentos más comunes, debe observar que hay aún más.

Cuando intenta abrir un documento que no es compatible con otro programa, recibirá errores de compatibilidad. Si el programa puede abrir el archivo, probablemente obtendrá un montón de garabatos en lugar de un documento bien formateado. Cuando comparte documentos con un cliente, no es la primera impresión que desea crear.

2. Problemas de formato

Los problemas de formato son el tipo más común de problemas que encontrará al compartir documentos con otros. Es posible que defina el espaciado de línea a 1,5, pero cuando otra persona abre el documento, habrá espacio doble entre las líneas. No es nada que usted haya hecho. Es como los sistemas diferentes leen exactamente el mismo archivo.

MakeTechEasier muestra que, incluso cuando se utiliza una solución basada en la nube, como Google Docs, todavía tiene problemas de formato. Naturalmente, algunos usuarios creen que ciertos programas de procesamiento de textos, como Word, muestran diferentes formatos en sistemas diferentes. Por ejemplo, un usuario envió un documento de Word de 226 páginas a un cliente que utilizaba una versión diferente de Word. La versión del cliente mostró que el archivo tenía 330 páginas y se ha formateado de forma completamente diferente.

3. Contenido Perdido Completamente

Aunque los errores de formato son irritantes, al menos aquellos con los que comparte pueden descifrar el contenido. ¿Y si el contenido está faltando completamente? Por ejemplo, si utiliza una fuente en un procesador de textos que no está disponible en otro, este contenido puede no aparecer. Esto puede variar de sólo algunas líneas hasta el documento completo.

4. No se pueden abrir o editar archivos

Muchos programas intentarán al menos abrir el documento, incluso si hay errores de compatibilidad. Sin embargo, uno de los problemas más comunes con el uso compartido de documentos con otras personas es la incapacidad de abrir o editar el archivo. Si no pueden abrirlo, el compartir se volverá inútil. Si necesita colaborar en un documento, puede abrir, pero no editar, arruina el potencial de colaboración.

5. Errores de extensión de archivo más recientes o más antiguos

Como los procesadores de texto cambian con el tiempo, a veces las extensiones de archivo también cambian. Por ejemplo, Microsoft Office Word pasó de .doc a .docx. Las versiones anteriores de Word no pueden abrir la extensión .docx más reciente. Aunque las versiones más recientes de Word pueden abrir el archivo .doc antiguo, necesitará un lector especial sólo para abrir un archivo .docx si está utilizando una versión anterior de Word.

A medida que las extensiones de archivo cambian, los problemas con el uso compartido de documentos con otras personas aumentan.

6. El mensaje de su contenido no se entrega

Entre errores de formato y contenido que falta, se crea otro problema: el mensaje de su contenido no está claro. Otra persona puede interpretar mal lo que usted está tratando de decir. O esto llevará a una larga cadena de explicaciones por correo electrónico, que generalmente terminan siendo más largas que el documento original.

Evitando estos problemas

Hay una solución, sin embargo. Obviamente, utilizar la misma versión del mismo procesador de texto es ideal. También desea utilizar una herramienta de procesamiento de textos que admita la mayoría de los tipos de archivo, como WPS Office.

La otra solución es convertir sus documentos en PDF antes de enviar. Esto mantiene el formato original, no importa en qué equipo o dispositivo el archivo esté abierto. Además, los lectores de PDF generalmente son gratuitos si un usuario no tiene un programa nativo para apoyarlo.

Algunos procesadores de texto soportan no sólo la visualización de PDF, sino también la conversión de documentos editables. Esto significa que, a medida que usted comparte, puede convertir de y para PDF para mantener el formato y evitar todos los problemas anteriores. WPS Office Premium le permite hacerlo fácilmente.

About Author

Marketing team in the WPS office located in Mountain View