6 Maneras en Las que Los Modelos Listos de Documento Ahorran Tiempo y Esfuerzo

6 Maneras en Las que Los Modelos Listos de Documento Ahorran Tiempo y Esfuerzo

January 21, 2019

Crear documentos de cero puede tardar una eternidad. Esto es especialmente cierto si usted está creando constantemente los mismos tipos de documentos varias veces.
Las plantillas de documentos pueden ahorrar horas y esfuerzo. ¿Por qué las personas no se benefician de ellas?

De difícil de encontrar que no es compatible con su procesador de textos, hay razones válidas. Sin embargo, el procesador de textos correcto tiene varios modelos para hacer que la creación de documentos sea más fácil que nunca.

1. Aumentar la eficiencia

Hacer más eficiente es una meta que muchas personas se definen para sí mismas. Una rápida búsqueda en Google por "ser más eficiente" nos dio más de 665 millones de resultados. Zdravko Cvijetic explica lo importante que es la eficiencia y varias ideas para mejorar la suya.

Lo que no menciona es el uso de modelos de documentos. Para quien crea documentos, esta es una manera rápida de aumentar su eficiencia. Imagínese no tener que comenzar desde cero. No es necesario editar todo el formato, agregar varios componentes y organizar la estructura antes de empezar a agregar cualquier contenido real. Haga esto cada vez que crear un documento similar y ahorrar horas fácilmente, incluso después de varios documentos.

2. Mantiene un formato consistente

¿Sabía usted que su mente puede almacenar hasta 2,5 millones de gigabytes de datos? Sin embargo, su memoria a corto plazo incluye hasta siete elementos durante unos 20 segundos. Esto significa que cuando se trata de formatear un documento desde cero, probablemente pasará un buen rato tratando de recordar si utilizó un título H3 o H2 o si utilizó marcadores mayores o menores para sus listas.

Gracias a los modelos de documentos, no es necesario recordar lo que hizo la última vez o incluso antes en su documento. Cuando la plantilla está en su lugar, se llenan los espacios en blanco. El formato se realiza y permanece coherente de un documento a otro. Si usted está enviando documentos a clientes o compañeros de trabajo, esta consistencia hará que su trabajo se destaque.

3. Mejore la precisión

¿Con qué frecuencia se olvidó de agregar una sección a un documento? Tal vez usted ha perdido el encabezado o no ha agregado una lista en el lugar correcto. Tal vez usted está creando un currículum y ha olvidado agregar sus referencias. Los modelos de documentos ahorran tiempo y esfuerzo valiosos, reduciendo lo mucho que se puede olvidar. Como muchas secciones y formatos ya están en vigor, se gasta menos tiempo tratando de recordar lo que añadir y más tiempo sólo llenando el modelo.

4. Automatización de los aspectos

Si crea el mismo tipo de documento varias veces, ¿por qué no automatizar el proceso y ahorrar tiempo? Una plantilla de documento se ocupa del diseño, el formato y sólo tiene que abrir la plantilla. De repente, no es necesario perder tiempo con la tarea repetitiva de crear el mismo documento. Todo lo que tienes que hacer es añadir nuevos contenidos al modelo y está acabado. ¿Eso no suena mejor?

5. Parece más profesional

Usted sabía que sólo la apariencia de su currículum puede mejorar o arruinar sus posibilidades en el empleo de sus sueños? Es verdad. Si el diseño es extraño o el formato está desactivado, su currículum se puede tirar a la basura antes de que un posible empleador lea. Lo mejor es reanudar los modelos de documentos para ayudar a su currículum a parecer más profesional, incluso si usted no tiene la menor idea de lo que está haciendo.

Lo mismo vale para otros tipos de documentos. Si desea dar a un documento una apariencia más profesional, comience con un modelo. Las plantillas se crean en base a lo que normalmente se espera para este formato de documento. Aunque usted puede cambiar un poco, usted todavía tendrá un documento mucho más profesional usando un modelo.

6. Aprenda nuevos tipos de documentos rápidamente

Y si tiene la tarea de crear un tipo de documento con el que no está familiarizado? Tal vez usted nunca ha escrito un resumen antes o creado un plan de negocios? Sólo tienes que abrir un modelo de documento para ayudarte a empezar. En general, hay un modelo para la mayoría de los tipos de documentos que desea crear.

Con el WPS Office, obtiene varios modelos para crear una gran variedad de documentos. Usted puede incluso crear sus propias plantillas personalizadas para ahorrar aún más tiempo, si lo desea. Nuestros modelos se incluyen en las versiones gratuitas y premium de nuestro software.

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Marketing team in the WPS office located in Mountain View