6 Maneiras em que Modelos Prontos de Documento Economizam Tempo e Esforço

6 Maneiras em que Modelos Prontos de Documento Economizam Tempo e Esforço

January 21, 2019

Criar documentos do zero pode demorar uma eternidade. Isso é especialmente verdade se você está constantemente criando os mesmos tipos de documentos várias vezes.
Modelos de documentos podem economizar horas e esforço. Por que as pessoas não tiram proveito delas?

De difícil de encontrar a não ser compatível com seu processador de texto, existem razões válidas. No entanto, o processador de texto correto possui vários modelos para tornar a criação de documentos mais fácil do que nunca.

1. Aumentar a eficiência

Tornar-se mais eficiente é uma meta que muitas pessoas definem para si mesmas. Uma rápida pesquisa no Google por "ser mais eficiente" nos deu mais de 665 milhões de resultados. Zdravko Cvijetic explica o quão importante é a eficiência e várias ideias para melhorar a sua.

O que ele não menciona é o uso de modelos de documentos. Para quem cria documentos, essa é uma maneira rápida de aumentar sua eficiência. Imagine não ter que começar do zero. Você não precisa editar toda a formatação, adicionar vários componentes e organizar a estrutura antes mesmo de começar a adicionar qualquer conteúdo real. Faça isso toda vez que criar um documento semelhante e você economizará horas facilmente, mesmo depois de vários documentos.

2. Mantem um formato consistente

Você sabia que sua mente pode armazenar até 2,5 milhões de gigabytes de dados? No entanto, sua memória de curto prazo comporta até sete itens por cerca de 20 segundos. Isso significa que, quando se trata de formatar um documento do zero, você provavelmente gastará um bom tempo tentando lembrar se usou um título H3 ou H2 ou se usou marcadores maiores ou menores para suas listas.

Graças aos modelos de documentos, você não precisa se lembrar do que fez da última vez ou até mais cedo em seu documento. Quando o modelo estiver no lugar, você preenche os espaços em branco. A formatação é feita e permanece consistente de um documento para outro. Se você estiver enviando documentos para clientes ou colegas de trabalho, essa consistência fará com que seu trabalho se destaque.

3. Melhore a precisão

Com que frequência você se esqueceu de adicionar uma seção a um documento? Talvez você tenha perdido o cabeçalho ou não tenha adicionado uma lista no lugar certo. Talvez você esteja criando um currículo e tenha esquecido de adicionar suas referências. Os modelos de documentos economizam tempo e esforço valiosos, reduzindo o quanto você pode esquecer. Como muitas seções e formatações já estão em vigor, você gasta menos tempo tentando lembrar o que adicionar e mais tempo apenas preenchendo o modelo.

4. Automatizando Aspectos

Se você criar o mesmo tipo de documento várias vezes, por que não automatizar o processo e economizar tempo? Um modelo de documento lida com o layout, formatação e voce apenas precisa abrir o modelo. De repente, você não precisa perder tempo com a tarefa repetitiva de criar o mesmo documento. Tudo o que você precisa fazer é adicionar novos conteúdos ao modelo e está acabado. Isso não soa melhor?

5. Pareça mais profissional

Você sabia que apenas a aparência do seu currículo pode melhorar ou arruinar suas chances no emprego dos seus sonhos? É verdade. Se o layout for estranho ou a formatação estiver desativada, seu currículo poderá ser jogado no lixo antes que um possível empregador o leia. O melhor é retomar os modelos de documentos para ajudar seu currículo a parecer mais profissional, mesmo que você não tenha a menor ideia do que está fazendo.

O mesmo vale para outros tipos de documentos. Se você deseja dar a um documento uma aparência mais profissional, comece com um modelo. Os modelos são criados com base no que é normalmente esperado para esse formato de documento. Embora você possa alterá-lo um pouco, você ainda terá um documento muito mais profissional usando um modelo.

6. Aprenda novos tipos de documentos rapidamente

E se você tiver a tarefa de criar um tipo de documento com o qual não está familiarizado? Talvez você nunca tenha escrito um sumário antes ou criado um plano de negócios? Basta abrir um modelo de documento para ajudar você a começar. Geralmente, há um modelo para a maioria dos tipos de documentos que você deseja criar.

Com o WPS Office, você obtém vários modelos para criar uma grande variedade de documentos. Você pode até criar seus próprios modelos personalizados para economizar ainda mais tempo, se quiser. Nossos modelos estão incluídos nas versões gratuitas e premium do nosso software.

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Marketing team in the WPS office located in Mountain View